Todas la Notarías del país tienen la misma atribución legal para autorizar escrituras públicas, dentro del territorio nacional; en el exterior, los consulados de Colombia.

El particular puede acudir en ejercicio del derecho de rogación, ante cualquier Notario, para la prestación de los servicios, salvo las limitaciones que por razones de reparto y competencia territorial, señala la Ley.

Los Notarios solamente pueden actuar en ejercicio de su función fedataria, en forma exclusiva, dentro del círculo notarial al cual fué nombrado (entiéndase municipio de la sede notarial y/o municipios anexados al círculo).

El Notario no puede actuar fuera de su círculo.

La Notaría es una entidad de creación legal, es decir, que el gobierno nacional a través del Presidente de la República y el Ministro del Interior y de Justicia disponen su creación.
Carece de personería jurídica y su representación se ejerce a través del Notario, como persona natural.
Por mandato constitucional, el Notario se define como un particular que por delegación del Estado, presta un servicio público, el cual se encuentra reglamentado en la Ley.
Los funcionarios de la Notaría son nombrados por el Notario y el régimen aplicable es el previsto en el Código Laboral, para las relaciones entre particulares.
Para efectos fiscales y tributarios, el Notario utiliza su registro único tributario o R.U.T.
El número de funcionarios con que funciona la oficina, es determinado por el Notario, de acuerdo a sus necesidades, al igual que la asignación de los salarios
La Notaría se sostiene con los ingresos que se perciben por concepto de los servicios, de acuerdo a una tarifa legal que señala el gobierno.
Excepcionalmente, hay Notarías que reciben un subsidio que se transfiere, a partir de los aportes que los mismos Notarios consolidan, para garantizar una adecuada prestación del servicio en todas las ciudades del país.
El Notario no tiene superior jerárquico, es autónomo en el ejercicio e interpretación de la Ley, con observancia de la misma.
La inspección y vigilancia del servicio notarial lo ejerce el Presidente de la República, a través del Superintendente de Notariado y Registro.

Las escrituras que requieran del registro público inmobiliario, deberán llevarse a la correspondiente oficina de Registro de Instrumentos Públicos del municipio, donde se encuentra ubicado el inmueble y según el círculo registral al cual está adscrito. Recuerde que Bogotá D.C., cuenta con tres (3) oficinas con zonificación especial.

1. Las escrituras de compraventa, dación en pago, permuta ó de otro contrato que implique traspaso, limitación o gravamen de un inmueble, deben ser inscritas en la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos del Círculo en que esté ubicado el predio. En Bogotá, existen tres oficinas de Registro; a continuación informamos los puntos de pago de impuesto de registro:
   • Zona Centro: Avenida caracas No. 24B – 76 2° piso. Lunes a Viernes 8:00 a 3:00 p.m. Oficina de Registro instrumentos públicos : Calle 26 No 13 – 49 Inti. 101. Predios ubicados desde la calle 1ª a la calle 100 (incluyendo municipios de Funza, Madrid y Mosquera.
   • Zona Norte: Cra 15 No. 72 – 19. Oficina de Registro instrumentos públicos : Calle 74 N° 13 – 40 Predios ubicados de la calle 100 al norte incluyendo los municipios de Cota, Chía, Guasca, Guatavita, La Calera, Subachoque, Tenjo y El Rosal
   • Zona Sur: Cra 18 No.15 – 13 Sur – Barrio Restrepo Oficina de Registro instrumentos públicos :Diagonal 44 No 50 – 61 Sur – Barrio Venecia Predios ubicados desde la calle 1ª hacia el sur incluyendo los municipios de Soacha, Sibaté y Granada
2. Antes de presentar la escritura a la respectiva Oficina de Registro, debe pagar el impuesto de Registro a favor de los entes territoriales ( Departamento). Para el caso de Bogotá D.C., IMPUESTO DE REGISTRO a favor del Departamento de Cundinamarca, este impuesto del 1% y el de Registro del 5×1000, se recaudarán a través de las entidades que señale el Gobierno Nacional, previa liquidación y diligenciamiento de los formatos establecidos.
3. Si la escritura hace referencia a un acto o contrato que requiera ser inscrito en el Registro Público, éste debe hacerse dentro de los dos (2) meses siguientes a la firma de la escritura. La constitución de hipotecas y de patrimonio inembargable de familia tienen un término de noventa (90) días hábiles para su registro, vencido dicho término no es viable su inscripción y tendrá que repetir la escritura. La extemporaneidad en el registro causará intereses moratorios por mes o fracción de mes de retardo, liquidados sobre el impuesto a pagar, determinados a la tasa y en la forma establecida en el Estatuto Tributario para el impuesto de renta y complementarios. En la transferencia de inmuebles, gravámenes o limitaciones de dominio, para poder firmar la escritura es indispensable entre otros, los siguientes documentos:
   1. Inmuebles ubicados en Bogotá D.C.: Formulario Único de Impuesto Predial Unificado (con constancia de pago) y paz y salvo de valorización local expedido por el IDU (debe tenerse en cuenta la fecha de vencimiento allí determinada)
   2. Inmuebles ubicados fuera de Bogotá D.C.: Paz y salvo municipal expedido por la Tesorería Municipal (debe figurar avalúo, cédula catastral, dirección y área) y paz y salvo departamental de valorización expedido por la correspondiente Gobernación.
   3. Paz y salvo de administración del edificio o conjunto residencial para inmuebles sometidos al régimen de propiedad horizontal o copropiedad.
4. Si la escritura corresponde a constitución de sociedades comerciales, entidades sin ánimo de lucro o reformas de estatutos, debe ser inscrita en Cámara de Comercio  previa liquidación y pago de los impuestos correspondientes al Registro Mercantil.

ADVERTENCIAS

1. Las copias de la respectiva escritura, se entregan con el recibo de pago. La Notaría no asume ninguna responsabilidad sobre el vencimiento de los términos para su registro.
2. Las copias han sido expedidas formalmente, rubricadas y selladas por el Notario, cualquier modificación o alteración de sus folios puede implicar la comisión de un delito, sancionado penalmente.
3. El cobro por la elaboración de MINUTAS está prohibido por la Ley. No ofrezca EXTRAS o PROPINAS a nuestros empleados.
4. Sugerimos obtener, previo a la firma de la correspondiente escritura, un estado de cuenta de los impuestos predial y de valorización de los inmuebles.
5. Recuerde que los otorgantes deben concurrir a la Notaría, con los originales de sus documentos de identificación para la firma de la escritura.

1. El otorgante debe concurrir en forma directa o personal, o a través de apoderado o representante legal, con su respectivo documento de identidad (cédula de ciudadanía, cédula de extranjería, pasaporte)
2. Debe tener capacidad para concurrir y obligarse, ejerciendo autónomamente su voluntad contractual, exenta de vicios, que pudieran generar nulidad en sus actos.
3. Puede presentar el borrador del contrato, conocido como minuta. Si ello no ocurre el Notario, redactará en forma clara el respectivo contrato.

El proceso de otorgamiento de una escritura, comprende varias etapas, que constituyen una unidad, a saber:

1. Recepción: es la manifestación verbal o escrita sobre los términos y condiciones del acto o contrato a celebrar, que hace ante el Notario el particular.
2. Extensión: es la transcripción de los términos, cláusulas y condiciones del contrato, en papel competente o autorizado, denominado papel notarial.
   La escritura debe ser extendida o elaborada en la Notaria y no en oficinas particulares.
3. Otorgamiento: es la aprobación o aceptación, que las partes dan al clausulado o versión escrita que elabora el Notario, debidamente extendido en papel notarial, con las formalidades que le impone la Ley.
   Este otorgamiento se surte con la firma de los comparecientes, como prueba de su conformidad y aceptación.
4. Autorización: es la etapa final, en la cual, el Notario autoriza la escritura pública, y se perfecciona con su firma.

Básicamente debe presentar los siguientes documentos:

1. Recibo de pago del impuesto predial.
   Es importante, para tranquilidad del comprador, obtener el denominado Estado de Cuenta, que expide la tesorería del respectivo municipio, en relación con el inmueble, con el fin de acreditar que éste no presenta deudas por concepto de vigencias de años anteriores.
2. Paz y salvo de valorización expedido por el I.D.U.
3. En el caso de inmuebles sometidos a propiedad horizontal, se requiere el correspondiente paz y salvo. Lo expide la administración del conjunto o edificio.
4. Si se concurre como apoderado, representante legal o judicial curador, presentar el respectivo poder, certificado de cámara de comercio o de la entidad competente que así lo acredite, o copia del nombramiento decretado judicialmente, estos documentos deben estar debidamente legalizados.
5. En lo posible, fotocopia de los documentos de identidad de los otorgantes.
6. El certificado de libertad y tradición del inmueble, no es requisito legal para el otorgamiento de la escritura. Este documento es de gran importancia para el comprador si quiere tener información sobre la situación jurídica del inmueble, ya que en él se refleja la tradición del mismo, incluyendo los gravámenes o limitaciones que lo puedan afectar.
7. En algunos casos, se requiere la presentación de otro tipo de documentos como: autorizaciones judiciales, certificados sobre vigencia de poderes, constancias, actas, etc.

Son varios los conceptos que comprenden el pago, a saber:

1. Derechos notariales, IVA y recaudos para Supernotariado.
2. En algunos casos, personas naturales, en las enajenaciones de inmuebles que sean activos fijos, el impuesto de retención en la fuente.
3. Para determinados contratos, impuesto de timbre nacional.
4. Impuesto de registro y anotación Departamental y de Tesorería municipal.
5. Derechos de registro – SNR.