FUNCIONES

 Se encuentran definidas básicamente en el Artículo 3 del Decreto 960 de 1970:

1. Recibir, extender y autorizar las declaraciones que conforme a las leyes requieran escritura pública y aquellas a las cuales los interesados quieran revestir de esta solemnidad.
2. Autorizar el reconocimiento espontáneo de documentos privados.
3. Dar testimonio de la autenticidad de firmas de funcionarios o particulares y de otros Notarios que las tengan registradas ante ellos.
4. Dar fe de la correspondencia o identidad que exista entre un documento que tenga a la vista y su copia mecánica o literal.
5. Acreditar la existencia de las personas naturales y expedir la correspondiente fe de vida.
6. Recibir y guardar dentro del protocolo los documentos o actuaciones que la Ley o el Juez ordenen protocolizar o que los interesados quieran proteger de esta manera.
7. Expedir copias o certificaciones, según el caso, de los documentos que reposen en sus archivos.
8. Dar testimonio escrito con fines jurídico – probatorios de los hechos percibidos por ellos dentro del ejercicio de sus funciones y de que no haya quedado dato formal en sus archivos.
9. Intervenir en el otorgamiento, extensión y autorización de los testamentos solemnes que conforme a la Ley civil deban otorgarse ante ellos.
10. Practicar apertura y publicación de los testamentos cerrados.
11. (Derogado por el Art. 46 del Decreto 2163 de 1970)
12. (Derogado por el Art. 46 del Decreto 2163 de 1970)
13. Llevar el registro del estado civil de las personas en los casos, por los sistemas y con las formalidades prescritas en la Ley.
14. Las demás funciones que les señalen las leyes.

PARÁGRAFO. Para el desarrollo y ejecución de las competencias relacionadas en este artículo, el notario podrá adelantar las actuaciones notariales a través de medios electrónicos, garantizando las condiciones de seguridad, interoperabilidad, integridad y accesibilidad necesarias.

La Superintendencia de Notariado y Registro expedirá las directrices necesarias para la correcta prestación del servicio público notarial a través de medios electrónicos.

(Parágrafo, adicionado por el Art. 59 del Decreto 2106 de 2019)

ARTÍCULO 4. Los Notarios sólo procederán a ejercer sus funciones a solicitud de los interesados, quienes tienen el derecho de elegir libremente el Notario ante quien deseen acudir.

ARTÍCULO 5. En general, los servicios notariales serán retribuidos por las partes según la tarifa oficial y el Notario no podrá negarse a prestarlos sino en los casos expresamente previstos en la Ley.

Con posterioridad a la Notaria se le han asignado otras funciones, como:

• Liquidación de herencia, decreto 902 de 1988.
• Matrimonio Civiles, Decreto 2688 de 1988.
• Declaraciones extra-proceso, decreto 1557 de 1989
• Insinuación de Donación, Decreto 1712 de 1989.
• Afectación a Vivienda Familiar, Ley 258 de 1996.
• Conciliación, Ley 640 de 2001.
• Divorcio de matrimonio civil y cesación de efectos civiles de matrimonio religioso, Ley 962 de 2005 y decreto 4436 de 2005.
• Reposición de copia de escritura, Ley 1395 de 2010.
• Cambio componente sexual, Decreto 1969 de 2015 y Decreto 1227 del 2015.
• Inventario Solemne de Bienes, Decreto 1664 de 2015.
• Autorización para enajenar bienes de incapaces, Decreto 1664 de 2015.
• Cancelación y sustitución voluntaria de patrimonio de Familia, Decreto 0019 de 2012.

DEBERES

Los deberes y responsabilidad del Notario los encontramos consagrados entre otros en:

DECRETO 960 DE 1970

ARTÍCULO  6. Corresponde al Notario la redacción de los instrumentos en que se consignen las declaraciones emitidas ante él, sin perjuicio de que los interesados las presenten redactadas por ellos o sus asesores. En todo caso, el Notario velará por la legalidad de tales declaraciones y pondrá de presente las irregularidades que advierta, sin negar la autorización del instrumento en caso de insistencia de los interesados, salvo lo prevenido para la nulidad absoluta, dejando siempre en él constancia de lo ocurrido.

ARTÍCULO  7. El Notario está al servicio del derecho y no de ninguna de las partes; prestará su asesoría y consejo a todos los otorgantes en actitud conciliatoria.

ARTÍCULO  8. Los Notarios son autónomos en el ejercicio de sus funciones, y responsables conforme a la Ley.

ARTÍCULO  9. Los Notarios responden de la regularidad formal de los instrumentos que autorizan, pero no de la veracidad de las declaraciones de los interesados; tampoco responden de la capacidad o aptitud legal de estos para celebrar el acto o contrato respectivo.

ARTÍCULO  10. El ejercicio de la función notarial es incompatible con el de todo empleo o cargo público; con la gestión particular u oficial de negocios ajenos; con el ejercicio de la profesión de abogado; con el de los cargos de representación política; con la condición de ministro de cualquier culto; con el de los cargos de albacea, curador dativo, auxiliar de la justicia, con toda intervención en política, distinta del ejercicio del sufragio, y en general, con toda actividad que perjudique el ejercicio de su cargo.

ARTÍCULO  11. No obstante, el notario podrá ejercer cargos docentes hasta un límite de ocho horas semanales, y académicas o de beneficencia en establecimientos públicos o privados.

DECRETO 1069 DE 2015

Sección 6

De la responsabilidad de los notarios

Subsección 1

De la responsabilidad en el ejercicio de la función

ARTÍCULO 2.2.6.1.6.1.1. Autonomía en el ejercicio del cargo. La autonomía del notario en el ejercicio de su función implica que dentro del marco de sus atribuciones interpreta la ley de acuerdo con las reglas establecidas en el Código Civil y no depende de un superior jerárquico que le revise sus actuaciones para reformarlas, confirmarlas o revocarlas, sino que actúa bajo su personal responsabilidad.

(Decreto 2148 de 1983, artículo 116)

ARTÍCULO 2.2.6.1.6.1.2. Responsabilidad disciplinaria. Independientemente de la responsabilidad civil o penal que le pueda corresponder, el notario responde disciplinariamente de cualquier irregularidad en la prestación del servicio aunque no se produzca perjuicio.

(Decreto 2148 de 1983, artículo 117)

ARTÍCULO 2.2.6.1.6.1.3. Creación de empleos. Bajo su responsabilidad el notario podrá crear los empleos que requiera el eficaz funcionamiento de la oficina a su cargo, tendrá especial cuidado en la selección de los empleados, velará por su capacitación y por el buen desempeño de sus funciones y cumplirá las obligaciones que para con sus subalternos les señalan las normas legales.

(Decreto 2148 de 1983, artículo 118)

ARTÍCULO 2.2.6.1.6.1.4. Cuotas partes de carácter patronal. Las cuotas o aportes de carácter patronal sólo se causan cuando el notario tenga por lo menos un empleado.

(Decreto 2148 de 1983, artículo 119)

ARTÍCULO 2.2.6.1.6.1.5. Acción de repetición. En los casos en que la Nación sea condenada por falla en la prestación del servicio notarial, podrá ejercitar la acción de repetición correspondiente.

(Decreto 2148 de 1983, artículo 120)

ARTÍCULO 2.2.6.1.6.1.6. Responsabilidad en el ejercicio de funciones. Dentro del ejercicio de sus funciones el notario responderá, además:

1. a) Por las sumas que deba recaudar y aportar con destino a la Superintendencia de Notariado y Registro, al fondo cuenta especial del notariado y demás entidades oficiales por la prestación de los servicios notariales, según el caso;
2. b) Por las cuotas y los aportes que por ley deba pagar por él y por sus empleados a las instituciones de seguridad social y demás entidades oficiales;
3. c) Por los depósitos en dinero que los otorgantes constituyan en su poder para el pago de impuestos o contribuciones;
4. d) Por los depósitos en dinero, títulos de crédito, efectos negociables, valores o documentos que los otorgantes constituyan en su poder para la seguridad, garantía o cumplimiento de las obligaciones surgidas de los actos o contratos contenidos en escrituras otorgadas ante él, y
5. e) Por no adherir ni anular el timbre correspondiente en la oportunidad legal.

De conformidad con las normas legales, el incumplimiento de estas obligaciones constituye falta disciplinaria sin perjuicio de las acciones civiles, laborales o penales a que haya lugar.

(Decreto 2148 de 1983, artículo 121)

ARTÍCULO 2.2.6.1.6.1.7. Pago de Recaudos aportes y cuotas. Dentro de los primeros quince días de cada mes el notario deberá pagar a la Superintendencia de Notariado y Registro, al Fondo Cuenta Especial del Notariado y a las entidades de seguridad o previsión social, los recaudos, aportes y cuotas según el caso, correspondientes al mes inmediatamente anterior.

PARÁGRAFO . El notario con derecho a subsidio podrá autorizar al Fondo Cuenta Especial del Notariado para que de aquél se descuenten los aportes y recaudos a que haya lugar.

(Decreto 2148 de 1983, artículo 122)

ARTÍCULO 2.2.6.1.6.1.8. Informe sobre número de escrituras autorizadas. El notario enviará mensualmente a la Superintendencia de Notariado y Registro y al Fondo Cuenta Especial del Notariado informe sobre el número de escrituras autorizadas por él en el mes inmediatamente anterior. Además, a la superintendencia las cuentas de ingresos y egresos dentro del mismo término.

(Decreto 2148 de 1983, artículo 123)

ARTÍCULO 2.2.6.1.6.1.9. Subsidio. No se pagará el subsidio al notario que no dé cumplimiento oportuno a sus obligaciones para con la Superintendencia de Notariado y Registro y el Fondo Cuenta Especial del Notariado, según el caso, en lo relacionado con aportes, recaudos en informes de escrituración.

(Decreto 2148 de 1983, artículo 124)

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